PCHAC - ضابطے۔

پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل
ضابطے

آرٹیکل I - نام

اس تنظیم کا نام پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل ہوگا۔ کونسل پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ کی سینئر مینجمنٹ ٹیم کے لیے بطور ایڈوائزری ایک بنیادی مقصد پورا کرے گی۔

آرٹیکل II - مقاصد اور افعال

اس کونسل کے مقاصد شہر پورٹسماؤتھ کے لیے درج ذیل کام انجام دینا ہوں گے۔

1. مساوی صحت عامہ کی خدمات اور پالیسیوں کی وکالت کرنا جو پورٹسماؤتھ، VA میں رہنے والے، کام کرنے اور کھیلنے والے تمام لوگوں کی صحت کو بہتر بناتے ہیں۔ 
2. عوام کی صحت کو فروغ دینے والی پالیسیوں اور حکمت عملیوں کی کمیونٹی کی سمجھ اور حمایت کو فروغ دینا۔ 
3. پورٹسماؤتھ میں صحت عامہ سے متعلق معاملات پر فیصلہ سازی میں تنوع، مساوات اور شمولیت کو فروغ دینا اور مضبوط کرنا۔ 
4. مقامی خدمات کے معیار اور تاثیر کو یقینی بنانے کے لیے معیار میں بہتری کی کوششوں میں حصہ لینا۔ 
5. پورٹسماؤتھ، VA میں رہنے والے لوگوں کی طویل مدتی صحت عامہ کی ضروریات سے متعلق مطالعات میں حصہ لینا۔ 
6. ایک منظم اخلاقی عمل میں حصہ لینا اور/یا سینئر مینجمنٹ ٹیم کو سفارشات دینے کے لیے مشق کرنا۔ 
7. صحت عامہ کے مسائل کے حوالے سے کمیونٹی ممبران کی معلومات حاصل کرنا۔ 
8. پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ کی طرف سے سینئر مینجمنٹ ٹیم کو سفارشات تیار کرنے کے لیے تیار کردہ پروگرام کی تجاویز کا جائزہ لینا۔ 
9. صحت عامہ کے معاملات پر پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ کی سینئر مینجمنٹ ٹیم کو تجاویز کا جائزہ لینا اور سفارشات دینا۔ 
10. کونسل کو اپنانے سے پہلے صحت عامہ سے متعلق کسی بھی پالیسی اور آرڈیننس کا جائزہ لینا۔ 
11. سینئر مینجمنٹ ٹیم کے ذریعہ مناسب سمجھے جانے والے بجٹ اور دیگر معاملات کا جائزہ لینا۔

پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کمیونٹی اور پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ کی سینئر مینجمنٹ ٹیم کے درمیان رابطہ کے طور پر کام کرے گی:

12. صحت عامہ کے پروگراموں کے لیے ایڈوکیسی گروپ کے طور پر کام کرنا۔ 
13. کمیونٹی کے اراکین کو براہ راست، معاہدے کے ذریعے اور دوسرے فراہم کنندگان کے ساتھ شراکت میں فراہم کردہ پروگراموں اور خدمات کے بارے میں مطلع کرنے میں مدد کرنا۔ 
14. مشترکہ اہداف کے ارد گرد اتفاق رائے اور حمایت کی تعمیر.

آرٹیکل III - رکنیت

1. اراکین مقامی صحت عامہ کے اداروں کے نمائندوں پر مشتمل ہوں گے۔ صحت کی دیکھ بھال فراہم کرنے والے؛ صارفین؛ شہر ایجنسیوں؛ عقیدہ اور نسلی تنظیمیں؛ اور دیگر تنظیمیں، ایجنسیاں، اور کمیونٹیز جو پورٹسماؤتھ سماجی آبادیات کے تسلسل کی نمائندگی کرتی ہیں، اور صحت کی مساوات پر اثر رکھتی ہیں۔

2. ممبران کی تقرری
   ایڈوائزری کونسل کے ممبران کا تقرر پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ کے ہیلتھ ڈائریکٹر کے ذریعے کیا جائے گا۔

3. تقرری کی مدت
   اراکین کو ابتدائی طور پر ایک دو سال کی مدت کے لیے مقرر کیا جائے گا۔ اچھی حالت میں رہنے والے اراکین - باقاعدگی سے طے شدہ میٹنگوں میں شرکت کرنے، اور پورٹس ماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کے مشن کو فعال طور پر سپورٹ کرنے کے بعد ایک اضافی دو سال کی مدت کے لیے مقرر کیا جا سکتا ہے۔

   اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ رکنیت تاریخی علم کے تسلسل کو برقرار رکھتی ہے، ہیلتھ ڈائریکٹر ضرورت کے مطابق اضافی تقرری کر سکتا ہے۔

4. تقرری کی شرط
   افراد جو رکنیت کے معیار پر پورا اترتے ہیں (سیکشن 1 میں بیان کیا گیا ہے) مکمل طور پر پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈپارٹمنٹ کے ہیلتھ ڈائریکٹر کی خوشی سے کام کرتے ہیں۔

5. اسٹیک ہولڈر کی دلچسپی
   اراکین کی نمائندگی کی، جس حد تک ممکن ہو، اسی طرح کی دوسری تنظیموں کے ساتھ بات چیت کرنے کے لیے حوصلہ افزائی کی جائے گی۔

   اراکین سے توقع کی جائے گی کہ وہ اپنے اسٹیک ہولڈرز کے تحفظات اور مفادات کی نمائندگی کرنے کے لیے نیک نیتی سے کوشش کریں، اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ کونسل کی طرف سے تیار کردہ کوئی بھی سفارشات مذکورہ اسٹیک ہولڈرز اور اس تنظیم کی نمائندہ ہوں گی جس کی رکن نمائندگی کرتا ہے۔

6. استعفیٰ اور برطرفی

7. کوئی بھی ممبر بغیر کسی تعصب کے کسی بھی وقت کونسل سے دستبردار ہو سکتا ہے۔ ہیلتھ ڈائریکٹر تبدیلی کی ضرورت کا تعین کرے گا۔

آرٹیکل IV - افسران

 

1. آفیسرز
   پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کے افسران ایک چیئر اور وائس چیئر پر مشتمل ہوں گے۔

2. افسران کا انتخاب:
   اس باڈی کے افسران کو دو سال میں اکثریتی ووٹ سے منتخب کیا جائے گا۔

3. آفس کی شرائط
   افسران دو سال کی مدت کے لیے منتخب کیے جائیں گے (رکنیت کی مدت سے زیادہ نہ ہو)، یا جب تک جانشینوں کا انتخاب یا تقرر نہیں کیا جائے گا۔ عہدے کی مدت انتخابی مدت کے بعد پہلی میٹنگ سے شروع ہوگی۔

4. افسران کے فرائض
   چیئر
   • تمام ممبر شپ میٹنگز کی صدارت کریں۔
   • چیئر میٹنگ میں شرکت کرنے سے قاصر ہونے کی صورت میں متبادل قیادت کا بندوبست کریں۔ بھرنے والے افسران مندرجہ ذیل ترتیب میں صدارت کریں گے: نائب صدر۔
   • ملاقاتوں سے پہلے تمام ایجنڈوں پر ان پٹ فراہم کریں اور ان کا جائزہ لیں۔ o بات چیت کو آگے بڑھاتے رہیں اور ایجنڈے کی اشیاء پر توجہ مرکوز رکھیں۔
     • میٹنگز کو مقررہ وقت کے اندر رکھیں۔
     • اگر ایجنڈا کے آئٹمز کو موخر کرنا ضروری ہے تو، مؤخر کردہ اشیاء کو حل کرنے کے لیے ایک منصوبہ تیار کرنے کے لیے اراکین سے بات کریں۔
     • خصوصی اجلاس بلائیں۔
     • اگر ضروری ہو تو مناسب ذیلی کمیٹی کی کرسیاں مقرر کریں۔
     • جنرل باڈی اور ذیلی کمیٹیوں کی ہموار کارروائیوں اور سرگرمیوں کو یقینی بنانے کے لیے نگرانی فراہم کریں۔

نائب صدر

• • کرسی کی غیر موجودگی میں بطور چیئر خدمات انجام دیں۔
  • جنرل باڈی اور ذیلی کمیٹیوں کی ہموار کارروائیوں اور سرگرمیوں کو یقینی بنانے کے لیے نگرانی فراہم کرنے میں چیئر کی مدد کریں۔

آرٹیکل V - اراکین کی میٹنگ

1. باقاعدہ میٹنگز

   باقاعدہ میٹنگز سہ ماہی اس تاریخ اور وقت پر ہوں گی جس پر اراکین متفق ہوں۔ تمام ملاقاتیں عوام کے لیے کھلی ہیں۔

2. خصوصی ملاقاتیں۔

   اپنی باقاعدگی سے طے شدہ میٹنگوں کے علاوہ، پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل، اگر ضروری ہو تو، باہمی طور پر متفق وقت پر، پورٹسماؤتھ ہیلتھ ایکویٹی کی حالت کے بارے میں پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ کے ہیلتھ ڈائریکٹر سے اپ ڈیٹ حاصل کرنے کے لیے بلائے گی۔

   پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل (PCHAC) ہیلتھ ڈائریکٹر کی درخواست پر ضرورت کے مطابق اضافی بلائے جانے والے اجلاسوں کے لیے بلائے گی۔

3. میٹنگز کا نوٹس
   تمام میٹنگز کو کم از کم 3 دن پہلے نوٹس درکار ہوگا۔ ہر میٹنگ کے لیے ایک نوٹس پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈپارٹمنٹ کی ویب سائٹ پر رکھا جائے گا، اور نوٹس کی ڈیجیٹل کاپی کلینک کے استقبالیہ علاقے میں پوسٹ کی جائے گی۔

4. اراکین کی حاضری:
   • تمام اجلاسوں میں اراکین کی شرکت متوقع ہے۔
   • اگر کوئی رکن غیر حاضر ہو، تو یہ رکن کی ذمہ داری ہوگی کہ وہ پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کی قیادت کو بروقت مطلع کرے۔
   • اراکین سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ ہر میٹنگ کے آغاز سے پہلے پہنچ جائیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ تمام میٹنگز شیڈول کے مطابق فوری طور پر شروع ہو سکیں۔ کیا کسی رکن کو پہلے سے معلوم ہونا چاہیے کہ وہ میٹنگ کے صرف ایک حصے کے لیے حاضر ہوں گے۔ ممبر کی ذمہ داری ہے کہ وہ چیئر یا پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ کے پاپولیشن ہیلتھ مینیجر یا نامزد شخص کو(757) 393-8585 ، ایکسٹینشن پر پہلے سے مطلع 8560 کرے۔
   • اراکین سے ہر سال باقاعدگی سے طے شدہ سہ ماہی اجلاسوں میں سے کم از کم تین میں شرکت کی توقع کی جاتی ہے۔ میٹنگز میں شرکت نہ کرنے کے نتیجے میں پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ کی ہدف آبادی کے ایک حصے کی نمائندگی نہیں کی جا سکتی ہے۔ اگر کسی رکن کی ایک سال کی مدت میں تین (3) سہ ماہی میٹنگوں میں غیر معقول غیر حاضری ہوتی ہے تو اسے ہیلتھ ڈائریکٹر کی صوابدید پر کونسل سے ہٹایا جا سکتا ہے۔
   • ریموٹ ویڈیو کے ذریعے میٹنگز میں شرکت ان اراکین کے لیے دستیاب ہے جو میٹنگ کے مقام تک سفر کرنے سے قاصر ہیں۔ ریموٹ ویڈیو کی شرکت پہلے سے طے شدہ ہونی چاہیے اور عوامی نوٹس کے تقاضوں کی تعمیل کرنی چاہیے۔ جلسوں کا انعقاد عوامی ماحول میں ہونا چاہیے، اور عوامی اراکین کو شرکت کا موقع ملنا چاہیے۔

5. کاروبار کا طرز عمل:
   تمام میٹنگز کوڈ آف ورجینیا §2 کے مطابق قوانین کی تعمیل میں منعقد کی جائیں گی۔ 2-3701:
   • 'میٹنگ' یا 'میٹنگز' میں کام کے سیشن شامل ہوں گے، جب: o جسمانی طور پر بیٹھنا، یا ٹیلی فونک یا ویڈیو آلات کے ذریعے۔
     • o §2 کے مطابق۔ 2-3708 ، ایک باڈی یا ہستی کے طور پر، یا (i) زیادہ سے زیادہ تین ارکان یا (ii) ایک کورم کے غیر رسمی جمع کے طور پر۔
     • o حلقہ کی رکنیت میں سے تین سے کم، جہاں کہیں بھی منعقد کی گئی ہو، کسی بھی عوامی ادارے کی، ووٹ ڈالے گئے ہوں یا نہ ہوں، منٹوں کے ساتھ یا بغیر۔
   • پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کے کورم کی تعریف ممبرشپ کی اکثریت کے طور پر کی جاتی ہے۔
     • میٹنگ مقررہ اوقات پر شروع اور ختم ہوگی۔
     • میٹنگ کے دوران تمام الیکٹرانک اور/یا تکنیکی آلات خاموش رہیں گے۔
     • میٹنگز رابرٹ کے رولز آف آرڈر کے آسان ورژن کے تحت کام کریں گی۔
       
6. شرکت:
   • تمام اراکین، اور دلچسپی رکھنے والی جماعتوں کو ایک منظم طریقے سے اپنی رائے دینے کا موقع دیا جانا چاہیے۔
   • تمام اراکین سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ تیار، جامع اور زبانی گفتگو میں مختصر رہیں۔
   • تمام آراء اور تبصروں کو تعمیری انداز میں پیش کیا جانا چاہیے۔
   • توقع کی جاتی ہے کہ ممبران کا ان پٹ موضوع پر رہے گا، کیونکہ میٹنگز کو مختصر وقت میں زیادہ سے زیادہ شرکت حاصل کرنے کے لیے بنایا گیا ہے۔

7. ووٹنگ:  
   • ہر رکن کے ووٹ کو یکساں وزن دیا جائے گا۔
   • Portsmouth کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل ایک مشاورتی کونسل کے طور پر کام کرتی ہے اور کاروبار کو نافذ کرنے کے لئے کورم کی ضرورت نہیں ہے۔
   • پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کے اراکین کسی کارروائی میں تاخیر کرنے کا فیصلہ کر سکتے ہیں، اگر موجود اراکین کی اکثریت یہ محسوس کرتی ہے کہ گروپ کو باخبر فیصلہ کرنے کے لیے غیر حاضر اراکین کے ان پٹ کی ضرورت ہے۔
   • کسی تحریک کی منظوری کے لیے سادہ اکثریت کی ضرورت ہوتی ہے، نصف سے زیادہ اراکین موجود ہوتے ہیں۔

8. منٹ:
   • حتمی منظور شدہ منٹ درج ذیل ویب سائٹ پر پوسٹ کیے جائیں گے:
     پورٹسماؤتھ محکمہ صحت کی بیرونی ویب سائٹ،
     https://www.vdh.virginia.gov/portsmouth/

آرٹیکل VI - ذیلی کمیٹیاں

1. طریقہ کار
   قائمہ اور ایڈہاک کمیٹیوں کو ضرورت کے مطابق شامل کیا جا سکتا ہے۔
   1. a ممکنہ ایڈہاک ذیلی کمیٹیاں
      جیسا کہ مناسب ہو، چیئر اسٹینڈنگ اور ایڈہاک ذیلی کمیٹیاں تشکیل دے سکتا ہے اور اراکین کو تفویض کر سکتا ہے یا پورٹسماؤتھ کمیونٹی کو انجام دینے کے لیے رضاکاروں کی تلاش کر سکتا ہے۔
      ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کا کاروبار۔ ممکنہ ذیلی کمیٹیوں/ کاموں/ کرداروں میں شامل ہو سکتے ہیں، لیکن ان تک محدود نہیں ہیں:
      • کمیونٹی مصروفیت o اس ذیلی کمیٹی کا مقصد صحت کی ناہمواریوں کو دور کرنے کے مواقع کی نشاندہی کرنا اور پورٹس ماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کی رکنیت کے لیے سفارشات دینا ہو گا تاکہ ان مسائل کو حل کرنے کے لیے کمیونٹی کے اقدامات کی حمایت کی جا سکے۔
        • چیئر کے ذریعے مقرر کردہ رہنما اور دیگر رضاکار ذیلی کمیٹی کے اراکین ذیلی کمیٹی کی سرگرمیوں کا تعین کرتے ہیں، بشمول میٹنگ کا وقت اور جگہ۔
        • ذیلی کمیٹی کے ارکان کی مدت کی حد نہیں ہے۔
      • ڈیٹا 
        • اس ذیلی کمیٹی کا مقصد صحت اور صحت کی عدم مساوات کے سماجی تعین کرنے والوں سے متعلق دستیاب ڈیٹا کی تحقیق کرنا اور پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کی رکنیت کے لیے سفارشات کرنا ہو گا تاکہ ان مسائل کو حل کرنے کے لیے کمیونٹی کے اقدامات کی حمایت کی جا سکے۔
        • o چیئر کے ذریعے مقرر کردہ رہنما اور دیگر رضاکار ذیلی کمیٹی کے اراکین ذیلی کمیٹی کی سرگرمیوں کا تعین کرتے ہیں، بشمول میٹنگ کا وقت اور جگہ۔
        • o ذیلی کمیٹی کے ارکان کی مدت کی حد نہیں ہے۔
      • قانون سازی / پالیسی 
        • اس ذیلی کمیٹی کا مقصد پورے پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کو ان مسائل پر قانون سازی، پالیسی اور طریقہ کار کی نشاندہی کرنا، ان کا جائزہ لینا اور سفارشات دینا ہو گا جو کمیونٹی ہیلتھ اور ہیلتھ ایکوئٹی کو متاثر کرتے ہیں جو بالآخر ہیلتھ کمشنر کو بھیجے جائیں گے۔
        • چیئر کے ذریعے مقرر کردہ رہنما اور دیگر ذیلی کمیٹی کے اراکین ذیلی کمیٹی کی سرگرمیوں کا تعین کرتے ہیں، بشمول میٹنگ کا وقت اور جگہ۔
        • ذیلی کمیٹی کے ارکان کی مدت کی حد نہیں ہے۔

2. میٹنگز کا نوٹس
   تمام ذیلی کمیٹی کے اجلاسوں کے لیے کم از کم 3 دن پہلے نوٹس درکار ہوگا۔ میٹنگ کا نوٹس محکمہ صحت کی عوامی ویب سائٹ پر رکھا جائے گا، اور نوٹس کی ڈیجیٹل کاپی ایجنسی کے استقبالیہ علاقے میں پوسٹ کی جائے گی۔

3. کاروبار کا طرز عمل
   • ذیلی کمیٹی کے اجلاسوں میں منٹس ریکارڈ کیے جائیں گے۔
   • منظور شدہ منٹس محکمہ صحت کی ویب سائٹ پر پوسٹ کیے جائیں گے۔
   • منظور شدہ منٹس کو زبانی طور پر کمیٹی کو مندرجہ ذیل باقاعدگی سے طے شدہ میٹنگ میں رپورٹ کیا جائے گا۔
   • کمیٹی کا ایک رکن پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ کے پاپولیشن ہیلتھ مینیجر سے رابطہ کر کے منٹس کی ہارڈ کاپی کی درخواست کر سکتا ہے۔

آرٹیکل VII - پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ کی انتظامی معاونت

• پورٹسماؤتھ ہیلتھ ڈیپارٹمنٹ پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کے لیے عملہ فراہم کرتا ہے، بشمول جنرل اور ذیلی کمیٹی کے اجلاسوں سے پہلے، دوران اور بعد میں مدد۔

• پاپولیشن ہیلتھ پلاننگ اینڈ امپروومنٹ کوآرڈینیٹر پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کے کلیدی عملے کے طور پر کام کرتا ہے۔

• پاپولیشن ہیلتھ پلاننگ اینڈ امپروومنٹ کوآرڈینیٹر میٹنگوں کو شیڈول کرنے، ایجنڈا تیار کرنے، پبلک میٹنگ پوسٹنگ کی ضروریات کو پورا کرنے اور پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کے منٹس وصول کرنے اور تقسیم کرنے میں مدد فراہم کرنے کا ذمہ دار ہوگا۔

• پاپولیشن ہیلتھ پلاننگ اینڈ امپروومنٹ کوآرڈینیٹر ہر آنے والی کمیٹی میٹنگ سے پہلے سمری منٹس، ایجنڈا آئٹمز اور دیگر مناسب مواد اراکین کو بھیجے گا۔

• ہیلتھ ڈائریکٹر پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کونسل کے ممبر کے طور پر بھی بطور آفیشیو صلاحیت میں کام کرے گا، اور ڈائریکٹر یا اس کا نامزد شخص پورٹسماؤتھ کمیونٹی ہیلتھ ایڈوائزری کونسل کے مشن سے متعلقہ ریاستی اور مقامی اقدامات کے بارے میں معلومات اور اپ ڈیٹس فراہم کرے گا۔